【コピペ可】日程確定の連絡例文｜LINE・メール・Slack別
会議やイベントの希望日時に関する回答を集計し、開催日時が決まったら、参加者へ日程確定の連絡をできるだけ早く送りましょう。 確定連絡が遅れると、参加者が別の予定を入れたり、候補日のままだと勘違いしたりすることがあるためです。 以前の連絡と内容が重複しても、日付だけでなく、開始時刻、場所、参加方法などを改めてまとめて伝えることが大切です。
この記事では、LINE・メール・Slackでそのまま使える日程確定の連絡例文を紹介します。
1. 日程確定の連絡に必要な内容
日程確定の連絡では、最初に「日程が決まったこと」を伝え、その後に開催情報を記載します。 日程確定の連絡には、次の内容を記載します。
- 会議やイベントの名称
- 開催日と曜日
- 開始時刻と終了予定時刻
- 開催場所またはオンライン会議のURL
- 集合時刻や集合場所
記載の優先度は高くないですが、参加費や持ち物、予定変更に関する連絡先なども必要に応じて加えます。
また、日付の書き方ですが「来週の金曜日」のような相対的な表現ではなく、「8月21日（金）」のように具体的な日付を書きましょう。 候補日が複数あった場合は、どの日に決まったのかが一目で分かるようにします。
日程が決まったらできるだけ早く参加者へ連絡しましょう。 場所がまだ決まっていない場合は、「場所は決まり次第、改めてご連絡します」と記載します。
2. LINEで送る日程確定の例文
LINEでは、長い文章よりも、日時や場所を短く区切って書くと読みやすくなります。
友人同士の集まりでは、かしこまりすぎず、日時と場所がすぐに確認できる文章にするとよいでしょう。
3. メールで送る日程確定の例文
メールでは、件名だけで日程確定の連絡だと分かるようにします。 本文には、一言お礼をした後に確定した内容を簡潔に記載します。
社外の相手へ送る場合は特に、日付や曜日、URLに間違いがないか確認してから送信しましょう。
4. Slackで送る日程確定の例文
Slackでは、チャンネル内のほかの投稿に混ざっても見つけやすいように、冒頭に「日程確定」と記載しましょう。 関係者に確実に知らせたい場合は、必要に応じてメンションを付けます。
確定後に資料や議題を追加する場合は、同じスレッドへ投稿すると、関連情報をまとめて確認できます。
5. 日程調整ツールを使って開催日を決める
無料の日程調整ツール「みんなの日程調整」では、候補日ごとの回答を一覧で確認できます。 参加できる人が多い日や、必要な参加者がそろう日を確認しながら、開催日を決められます。
日程を確定したら、参加者が利用しているLINE・メール・Slackなどで、確定した日時を改めて連絡しましょう。
日程確定の連絡では、回答へのお礼、確定した日時、場所や参加方法を簡潔に伝えることが大切です。 参加者が後から見返しても分かるように、必要な情報を一つの連絡にまとめましょう。
日程調整の例文を流れに沿って確認する
日程調整を依頼する場面や、返信がない相手へ連絡するときは、次の例文をご活用ください。